Сумма, удерживаемая при каждой выплате заработной платы, составляет 20 % минус подоходный налог (ст. 138 ТК РФ). Если неудерживаемая сумма больше, то ее нужно удерживать в разные этапы (месяцы).
3 августа 2020 года, ООО «Мираж» Секретарь Иванова Н. Отчеты должны быть сданы в течение трех дней после истечения срока, о котором идет речь, — до 6 августа. Девушка уложилась в срок, сдала предварительный отчет и проверила бумажные покупки. Оказалось, что он потратил не 5 000, а всего 2 000 рублей. Оставшиеся 3 000 он возвращать не стал, но согласился на удержание.
Заработная плата Ивановой за август составляет 25 000 рублей. Следовательно, с этого месяца она заработает (25 000-25 х 13%) х 20% = 4 350 руб. Однако материальная ответственность работника меньше этой суммы — всего 3 000. Поэтому бухгалтер удерживает ее из всей зарплаты за август 2020 года.
Чтобы удержать из зарплаты сотрудника неизвестную сумму, нужно составить приказ об удержании. Он должен быть составлен в произвольной форме и подписан начальником. Сделать это нужно не позднее одного месяца с момента истечения срока возврата денег бухгалтеру (ст. 137 ТК РФ). Если срок не соблюден, деньги придется возвращать через суд.
Принудительно удерживать зарплату нельзя, необходимо получить согласие работника на увольнение. При этом должно быть подтверждено, что работник не возражает против причин удержания и размера удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие может быть оформлено в произвольной форме отдельным документом или может быть предусмотрена проводка для подписания доверенности. Если работник реагирует на это, ему следует обратиться в суд.
В бухгалтерском учете удержание из зарплаты работника невозвращенных денег отражается записью ДТ 70 КТ 94.
Поскольку работник не имеет заработка и возвращает деньги, ему не нужно требовать уплаты подоходного налога и страховых взносов. Это также не влияет на прибыль организации, так как не было ни доходов, ни расходов.
Налогообложение невозвращаемых сумм
Наличие разбитых на части вычислений не всегда означает, что деньги стали для работника доходом. Если срок исковой давности не истек или сумма задолженности не была снята, в бухгалтерском учете возникает обязательство.
Подоходный налог с физических лиц и налог на взносы на страхование от обязательств
Налог должен быть взыскан на дату получения денег работником (письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от сентября 2009 г.) — ИС:
Подоходный налог с физических лиц можно удержать при перечислении зарплаты, но налог не должен превышать половины заработка (ст. 226, п. 2 ФЗ РФ). Невозможно удержать подоходный налог, если виновник уже уволился, ушел в декретный отпуск или по другой причине до конца года. Он не может удержать налог, но показывает доход гражданина и исчисленную сумму налога (ст. 226, п. 5 ФЗ РФ).
Взносы взимаются в день обращения:
В последнем случае, если долг еще подлежит возврату или должник подтверждает покупку товаров или услуг (чек, счет-фактура), необходимо пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченную сумму (абзац 5 этого пункта, письмо приложения к ФСС НО.
Включение невозвращенной суммы в расходы
Денежные выплаты, перечисленные в доход работника, считаются безвозмездными (не подлежат возврату) и могут быть исключены из состава внереализационных расходов только на основании пункта 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ).
Если у компании есть задолженность или суд отказал во взыскании, то сумма бухгалтера не считается недоимкой и не уменьшает базу по налогу на прибыль (письмо Минфина № 03-03-06/1/42962 от 22. 07. 2016).
Деньги бухгалтеров, признанные безнадежными к взысканию, включаются в расходы при расчете налоговой базы за текущий отчетный период (налог) (письмо Минфина № 03-03-06/1/589 от 15. 09. 2010). Независимо от того, признается ли задолженность работника расходом или нет, сумму страховых взносов, уплаченную в отношении безнадежной к взысканию суммы, можно учесть при расчете налоговой базы по прибыли.
Налоговый учет не позволяет создавать резерв по обязательствам должника. Оно не признается сомнительным, поскольку не связано с реализацией (п. 1 ст. 266 НК РФ).